【的確な指示の出し方】仕事で人を上手く使うための5つのコツ

仕事では、自分が一生懸命努力し、専門知識を身に付ける・経験を積む・技能を磨いても、成果が出るとは限りません。

顧客・上司・先輩・同僚・後輩など、様々な人との関係性に振り回されてしまうからです。

• お願いをしても相手が聞いてくれない。
• 指示をしてもその通りに動いてくれない。
• 指示を出さなければ、指示待ちをされる、時間潰しをされる。
• 指示がわかっていないのに、聞き返してもくれない。
• 後から指示と全然違う行動をしていたことがわかり、トラブルになる。

お願いや指示を依頼する【自分がスムーズに作業が出来るように周囲を上手く使う力】がなければ、ビジネスで成果を出すことは難しくなります。

指示というのは、常時や先輩から後輩・部下に対してするものだけではありません。

• ○○について相談したいのですが･･･
• ○○のサポートや手助けをしてくれませんか？
• ○○についてお願いできませんか？

本当の意味での指示力とは【自分の要望を相手に受け入れてもらう力】であり、人を上手く使う・相手に伝わるお願いをする能力を磨くことは、私生活・仕事の質を向上させることにつながります。

この記事では、【人を使うのが上手い人の特徴】と【的確な指示を出すためコツ】についてお伝えします。

是非、最後までご覧になってみてください。

１．指示の出し方が下手な人の9つの特徴

あなたはどういったときに「指示が曖昧だ」とか「指示がよくわからない」と感じるでしょうか？

指示が適切でない人は大きく以下の3つのタイプに分ける事ができます。

• 指示ができないタイプ
• 指示が間違っているタイプ
• 指示を出さないタイプ

指示が下手な人の原因を知ることで、的確な指示を出すための方法・人を上手く使う方法が見えてきます。

人に指示が出せない上司の3つの特徴

1つ目のタイプが【指示そのものが出せない上司】です。

「○○な状況ですがどうしますか？」と質問をしても「ちょっと待って欲しい」と決断を先延ばしし、「○○だと思うので、△△してもいいですか？」とこちらから提案をしても「それも待って」と許可してくれない。

「何でこんな簡単な話を決断できないんだ。この先輩の下では仕事にならない。」と苛立ちを感じる人は非常に多いです。

指示ができないタイプの特徴として以下の３つが挙げられます。

• 許可や指示を出して、自分のせいにされたくないから、指示を出せない。
• どうすれば上手くいくかの解決の道筋が見えないから、指示を出せない。
• 現場で何が起きているのか全く理解できていないから、指示を出せない。

指示や許可をするということは「失敗した時に責任を背負う。」事を意味します。「こうした方が上手くいく」という正解の道筋が見えていなければ、指示や許可を出すことができません。

よく「なぜ失敗したのか考えろ」とか「改善案を出せ」と部下に求めるリーダーや先輩、上司がいますが、それは「自分は何が課題で、どうすれば解決できるかわからないから、勝手に試行錯誤して解決しろ！」といっているようなものです。

「Ａさんは○○になってしまっているから、△△するようにしてね。そうすれば□□できるようになるから」という解決の道筋を提示することが正しい指示のあり方です。

事務仕事ばかりで現場を良く見ていない。自分の仕事ばかりで後輩や部下の仕事進捗を把握していない。

そんな状況では、指示が出せるはずがありません。

上司の指示が間違っている場合のよくある３パターン

２つ目のタイプが「指示は出すけれど間違っている先輩」です。

いちいちやり方に口を出し、指示を出そうとしてくるけれど、「優先順位がおかしい・指示内容が的外れ・指示のせいで連携が崩れる」など、余計な口を出してくる人がいます。

指示が間違っている人に共通する特徴として以下の３つが挙げられます。

• 状況を把握せず、話を最後まで聞かないのに、意見を言ってくる。
• 自分が苦手としている業務なのに、自分を棚に上げて意見を言ってくる。
• 他の先輩や上司からすでに指示されているのに、意見を付け加えようとしてくる。

指示を出さなければ、ミスをしたり、成果を出せないという必要性があるから指示を出すのです。

「指示をする事が目的」になってしまってはいけません。

「こうした方が上手くいくのにな」とか「これをほうっておくとまずい」と思った時にだけ、指示を出すことを心がけるようにしましょう。

人を使うのが下手な人の３つの特徴

３つの目のタイプは「人を使うのが下手な先輩」です。

指示をするのは気を使うし、周囲からの反感を買うこともあります。かといって放っておけば、品質低下やクレーム、トラブルを起こすのは目に見えています。

そうした時、指示を面倒だと感じる人は、以下の行動を取ります。

• 後輩のミスを指導をせず「代わりにやっておくよ。」とやり方を教えてない。
• 指示内容が端的すぎて、何をすればいいのかが分かりにくい。
• 「自分で考えろ。」ばかりで、何をすればいいかが分からない。

「指示を出して人にやらせる。」というのは非常に不確定要素が多いです。またミスをした時に原因を説明し、正しいやり方を教えるのは時間を食います。

なら自分で処理したほうがはやいし、ミスをしそうになれば、その業務をやらせなければミスは起こりません。

でもそれをしてしまうといつまで経っても相手は成長しないし、自分が課題を分析したり、試行錯誤するための時間を作ることは出来ません。１人で出来ることには限界があります。人を使うことを覚えようとしない人は、現場作業員としては優秀だけど、リーダーやマネージャーとして成長できない人になってしまいます。

２．仕事での指示の出し方

ここまでで「指示を出す」というのは、【自分のためではなく相手のためにするもの】であることをご理解いただけたのではないでしょうか？

指示を出す目的として以下の５つの理由があります。

「指示を出す」ということに対して、ほとんどの人が「強制される」とか「否定される」といったようなイメージを持っているのではないでしょうか？

「やり方が違う」・「スピードが遅い」など、自分の作業に問題があって、それを叱られるというシーンを想定される事が多いと思います。

本当の意味での指示とは「自分の考えを相手に正しく伝えること」にあります。

人によって感じ方・物事の判断基準・価値観というのはバラバラで、その職場での方針・目安・順序を相手に伝えるためのコミュニケーションが【指示出し】です。

的確な指示を出せる人の５つの特徴

相手に悪感情を抱かせず、自分の指示に耳を傾けてもらうには、以下のプロセスで指示を出していく事が重要になります。

特徴１：相手の技量や経験値を把握する。

アルバイトで同じ業務をしていても「新人に対して出す指示」と「勤務歴の長いベテランの人に出す指示」は違いますよね。

なぜなら「ベテランアルバイトと同じ指示を出しても、新人アルバイトではできるはずがない」ことがわかっているからです。

これは極端な例ですが、職場のメンバー全員の知識・経験・技能レベルを全て把握できていれば「その人が頑張れば出来る内容の指示」にレベル調整をする事が可能になります。メンバーを深く知らない限り、的確な指示を出すことは出来ません。

的確な指示の条件１：相手の能力や経験にあった【努力すれば達成できる内容】であること。

特徴２：仕事の進捗や人員状況を観察しシミュレーションする。

指示というのは、状況に合わせて柔軟かつ迅速に出さないといけないと思われがちですが、それは間違いです。

実際は、人員状況や仕事量・上司の行動や言動をよく観察し、どんな目標を言ってきそうか、職場でどんなトラブルが起きそうか、誰がどんなミスをしそうかというのを予想できる【些細な変化に気付ける敏感な人になること】が的確な指示を出すための条件になります。

• ○○さんが□□を起こせば、△△をする。
• 上司が○○をいってくれば、△△をする。
• ○○さんが、△△の不満をいってくれば、□□をする。
• ○○のトラブルが起きれば、△△さんに対処させる。

仕事で訳のわからないことがおきるなんてことはほぼありません。どんなことにも予兆があり、それに以下に早い段階で察知し、前もって予想できていたかで決まります。

「上司が最近○○を言う事が多い。」・「会議で○○の話題が良くあがる」・「最近多いミスが○○だ。」・「今週のシフトでは○○が弱い」

上記の予兆を感じるアンテナを鍛えれば鍛えるほど「○○になれば、□□させよう」というシミュレーションする時間をとることができ、誰にどのような指示をすべきかをじっくりと考えることができます。

的確な指示の条件２：常に仕事状況を考え「どのような指示を出していくべきか」を事前に考えておくこと。

特徴３：自分がどういった指示を出していくかの前フリをする。

優秀な指揮官は、いきなり指示をすることはほぼありません。その状況になってから指示を出して、指示を出した相手に丁寧に説明している時間なんてない事を知っているからです。

優秀な指揮官は、状況を予想できているので、朝礼や隙間時間に以下の言葉をかけます。

「もしこうなったらＡさんには○○をしてほしい。」・「今日は○○の指示を出すかもしれない」

前もってこれから出すかもしれない指示をいっておけば、その意図を説明する時間は十分にとれるし、その指示を出した時に、相手もそれをすぐ理解して行動する事ができます。

いきあたりばったりで上手くいくことなんて本当のレアケースで、地道な準備の積み重ねこそが成果を生み出します。

的確な指示の条件３：「事前にこれからする可能性の高い指示」を周りに周知しておくこと。

特徴４：指示通りに動いているか確認する。

僕は自分のいった事の１割が伝われば上手くいったほうだと考えています。繰り返しになりますが、「私の一般的だと思う業務スピード」と「相手の普通だと認識する業務スピード」は違うのが当たり前で、その認識の差を埋めるには、どんな単純な業務でも数ヶ月はかかるだろうなと考えて動きます。

指示を出してからが本当の戦いで、どれだけ忙しくても、相手がどれだけのスピード感やクオリティ意識で動いているかチェックしにいきます。

すると必ず認識のギャップがあるので、最初は「それは無理ですよ」という言葉が返ってきます。その答えに対して「この動き方に無駄があるから、ここを直してみたら？」というコミュニケーションを取り続け、自分と同じ認識になるまで根気よく続けます。

指示は出す事が重要なのではなくて、「指示したとおりに動けるようになるまで面倒を見る」というところまでがセットになっていないといけません。

的確な指示の条件４：「指示を出せば必ずその実行をしたかどうか」を必ず確認すること。

ＳＴＥＰ５：相手の言うことに耳を傾ける。

指示というのは”無理やりやらせる”のではなく”受け入れてもらう”事が何よりも重要です。

なぜなら相手が納得しないことを豪腕でねじ伏せても、相手は隠れてサボる・手を抜く方法を考えるからです。

根気よく会話を続けている内に、「そうした方が楽ですね」とか「そうした方がよいと僕も思いました」という返答が増えてきます。私の仕事ぶりが気に食わないから指示をしているのではなくて、「もっと良いやり方がある」・「皆で協力して誰かが損するような職場にしたくない。という気持ちから指示をしてくれている」という気持ちは必ず伝わります。

言う事を聞かないから怒るのではなく、「相手にどうしたら自分の言う事が受け入れてもらえるのか」を徹底的に考えることこそが、指示を出す上で最も重要なことだと私は考えています。

的確な指示の条件５：指示を「強制する」のではなく「受け入れてもらえる」ように努力すること。

わかりやすい的確な指示を出すための５つのコツ

指示も会話の１つです。人に指示をだすのであれば「指示したのに相手が理解しない。」ではなく「自分の伝えたい事を相手に理解してもらえる」事を心がけましょう。

自分の意図を相手に伝えるための「分かりやすい指示を出すための５つのコツ」を紹介します。

1. 指示・お願いの内容が具体的
2. 指示・お願いの手順が明確
3. 指示・お願いの中断を含んでいる
4. 優先度・締切が明確である
5. 事前に許可を取っている

それぞれ詳しく解説します。

指示のコツ１：指示が具体的でわかりやすい

具体的な指示を出すためには【５W1H】を意識した会話が大切です。

「５W１Hを会話で意識しましょう。」とはよく言われることですが、具体的に上記に対応する形で出来ていない人には、以下の会話が出来ない人が多いです。

• 会話内容がいきなり変わるので「指示やお願い」をしていることに気づきにくい。
• 主語や目的語をよく省略するので、誰の・何の話をしているのかがよくわらない。
• できたらやればいいことなのか、指示なのか命令なのか、要望の強さがわからない。
• どのシーンで実行する指示・お願いなのかよくわからない。
• 指示やお願いの理由や根拠が明確でない。
• やり方を教えてくれない。

特に余計な雑談をする人、会話が長い人は、今指示・お願いをしているのか、ただの会話なのかの切れ目がわかりにくく、自分に対する愚痴や不満を言っているのか、今すぐする話なのかがよくわかりません。相手は謝るだけで行動が変わらないのは、叱っているのか・指示なのかがよくわからないからです。

指示のコツ２：指示の中身が対比的であること

あなたの考えるすべてのことは「非常識」です。

例えば、「○○の作業は△△の手順で進め、を□□分で終わらせる。」という作業見込み。これはあなたがこれまでの経験により身につけた感覚であり、相手もそうとも限りません。

「普通、その作業ならこうしてこうやれば、大体○○分くらいでできない？」

上記の無意識に思う「当たり前」・「常識」を当てはめることはよくありません。

• ○○さんや□□さんなら、△△分で終わる作業なんだけど、君にもそれを目指して欲しい。
• 今まで○○をしていたけど、この部分を□□するようにして欲しい。
• ○○ではなくて、□□を最優先目標にするように変えて欲しい。

「今までこうしていたけどこうしてくれ」、「○○ではなく、□□にしてくれ」といった【過去とこれから】・【自分と見本となる人】など、対比構造を会話の中に取り入れるとわかりやすくなります。

指示のコツ３：指示内容の中断が予め盛り込まれていること

また指示やお願いというのは、状況によって変わるものです。そこで以下のように、お願いや指示が代わるものではあることを含む事が大切です。

• もしこうなったら、その時は教えて。
• ○○になるまではそれをして欲しい。
• こういうことを誰かに言われたらやめてもいい。

仕事は上司だけでなく、先輩や同僚から様々なお願いをされたり、指示やお願い、指導は一貫しているとは限りません。矛盾する指示や指導が別々にされる場合もあります。それが混乱する一番の要因であり、不満の原因です。

それをしたことによって、誰かから何か言われるかもしれない、トラブルが起きるかもしれない、そういった時は「教えてくれたら対処するから」という今の指示やお願いを中断してもいい事を含めていくことで、相手は安心します。

指示のコツ４：指示内容の優先度・締切が明確であること

指示やお願いで重要なのが「優先度・締切」を具体的にすることです。なぜならだれもが自分の予定があり、今やりたいこと、していることがあるからです。

指示・お願いされる側の人は以下の事を考えます。

• 今やっていることではなく、代わりにそれをするということなのか？
• それをする代わりにやらなくていいことは何であるのか？
• 今やっている・やろうとしていることより、優先度が高いものなのか？
• 後でやるのであれば、いつまでにそれをすればいいのか？
• 出来るだけ早くした方がいいのか？締切までにやっておけばいいのか？

自分のスケジュールと他人のスケジュールはイコールにはなりません。だからこそ、スケジュールを合わせていく事が大切で、「自分都合で相手が動いてくれる」と意識は絶対に駄目です。

指示のコツ５：安心して指示に従えること

Aさんに指示された。後で上司に違う指示をされた。自分は上司の指示を優先して、先輩に「まだやっていないのか」と怒られた。

指示やお願いをする側は、その人が誰かから他に指示やお願いをされていないか？今どんなスケジュールで動いているか確認する必要があります。またこれまでにどんな指導を受け、そのやり方や手順を変えるのであれば、その指導をした人に話を通しておく、根回しが重要になります。

そうしなければ、自分の知らないところで、他の先輩社員や同僚から陰口をいわれたり、怒られるかもしれないからです。また他にも、新しいやり方を指示すれば、失敗したり、トラブルになるかもしれません。

• ○○さんには話を通しておくね。
• もしクレームや困ったことになれば自分が対処するからね。
• ○○さんが抱えている□□のスケジュールだけど、伸ばしてもらえるように伝えるから。

上記の事を配慮する事が大切です。

状況を全く考慮できていなかったり、「この人の指示に従えば、自分が損する」と相手に思われないように、「指示を出すことが上手い・お願い上手な人」になる事を意識する事が重要です。

３．人を使うのが上手い人になるためには

ここまで先輩から後輩に対する適切な指示の出し方についてお伝えしてきました。

一般的に指示とは「先輩から後輩に出すもの」です。しかし、後輩から先輩にお願いという形で指示を出すことももちろん存在します。「子供が親にお願いする」、「学生が先生に助けを求める。」といったように、ビジネスでは「自分の力だけでは目標達成が難しい。」という状況がほとんどです。

先輩や上司、顧客に上手に自分の要望を伝え、人上手く使える「指示（お願い）力」を磨くことは、自分の幅を大きく広げることにつながります。

人を使うのが上手い人の３つの特徴

後輩・同僚・上司・顧客といった立場に関係なく、指示・お願いを上手にできる人は、プライベート・ビジネスどちらにおいても、高い成果を残すことが出来ます。

特徴１：上司や先輩に対してもお願いという形で指示ができる

仕事をしていれば、必ず以下のような自分では解決できない事がでてきます。

• ○○さんに、□□をやめるようにいってほしい。
• ○○さんに、□□をやるように伝えて欲しい。
• 自分が○○の作業に移る前に、□□をしてもらいたい。

仕事をしているとどうすればいいかという正解が自分に見えていても「自分では指示することができない」ということがでてきます。

そんな時、上手く「先輩○○さんにいってもらえませんか」とか「○○をお願いしてもいいですか」と上手に目上の人に頼る事が出来れば、仕事で「○○だから△△ができない」という事で困ることはなくなります。

特徴２：嫌な内容であっても指示ができる

仕事で最も困る要因が人間関係です。

「○○を頼みたいけどきまずい。」「絶対嫌な顔をされる。」「絶対何か言ってくる。」など、内容によっては「頼みたいけどできない。」・「どうせ反対されたり、面倒くさいことになるからやるのをやめよう」と努力をあきらめてしまう人も多いです。

「質問や相談をしたい。でもできない。」これが報連相が出来ない理由です。

報連相をできない人が多いのではなくて、「報連相を安心して出来る状態にない」というのが本質的な問題になります。

それを克服するには、指示ではなくてお願いという形で動かすためのテクニックを学ぶ事が近道です。

特徴３：忙しくてもお願いした事を後回しにされない

繰り返しになりますが、お願いをきいてもらっても、後回しにされたり、忘れられてしまうことは非常に多いです。

それは指示やお願いというのは、「普段していないこと」であるからです。

「いつもはこういうやり方をしている。」・「普段の自分の仕事内容は○○だ」といったように、人は無意識で自分の作業の順番や段取りを決めてしまっているので、新しい事を追加したりするお願いは「ごめん。忘れてた。」ということになりやすいです。

指示やお願いをするためには、会話の中で相手の注意や興味を惹き付け、強く印象付けるテクニックを学ぶ事が重要です。

人を上手く使える人になるためには

「的確な指示をだせるようになる。」・「人に上手にお願いできるようになる。」ためには、以下の４つのポイントを学ぶことは効果的です。

• 「この人の指示やお願いであれば聞いてもいい」と思ってもらえるようになる。
• 「この人の指示やお願いの内容は納得・賛同できる」と思える内容である。
• 「上司や先輩など目上の人が助けてあげたい」という気持ちをくすぐるものである。
• 「話している内に自分のやり方」を他の人が真似たくなるものである。

上記の４つのポイントは、ビジネスだけでなく、プライベートの関係性（知人や家族）の関係性の質を高めることにも役立ちます。

自分の意見を一方的に主張するのではなく、相手との会話を楽しみながら、自分の考えを理解してもらい賛同してもらう。

本当の意味での指示・お願いする力を身に付けることで、誰であってもＷＩＮ－ＷＩＮ関係を作り上げることの出来る力を身に付けることが出来るようになります。

現在別記事でそれが出来ているかどうかを確認するチェックリストを作成中です。近日中に公開を予定しています